miércoles 19 diciembre 2018
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Productivity Planner: increíble planificador semanal y mensual

¿Necesitas organizarte con un planificador mensual, semanal y diario? Son muchas las personas que no suelen realizar un planning mensual o semanal, ni siquiera escriben las tareas que tienen que realizar cada día para la consecución de sus metas. A algunas aun así le funcionan, a otras no tanto porque necesitan claridad. Cuando la mente tiene por escrito todas las tareas que tiene que hacer adquiere un mayor compromiso con ellas.

Entre los numerosos estudios que hay, existen muchos que demuestran la importancia de escribir sobre los objetivos de la vida que tiene una persona. Las metas escritas adquieren una mayor implicación por parte de quienes las escriben, mejora el estado de ánimo y sin duda alguna, nos ayuda a avanzar hacia nuestros sueños.

Un planificador semanal te hará esclarecer todos esos objetivos, tener una mayor claridad de qué es lo que tiene que hacer. Hoy os presento un increíble cuaderno planificador del cual hacía tiempo que quería escribir sobre él ya que en España existen muy escasas revisiones -a decir verdad creo que ninguna- y para los fanáticos de la productividad siempre nos gusta leer este tipo de artículos.

Este planificador te ayudará a mantener semanal y diariamente esa claridad que necesitas para saber hacia dónde vas y por supuesto, a realizar esas metas a corto plazo en tu día a día de una forma sencilla y muy útil.

Además, también te ayudará a enfocarte porque no sólo es un “simple” planificador semanal, es mucho más y a continuación entenderás porqué.

¿Qué es el Productivity Planner?

Un organizador semanal y mensual

El planificador de la productividad es un cuaderno planificador semanal y diario diseñado y fabricado por Intelligent Change. Este cuaderno no es otro más de todos los que existen en el mercado. Los puntos en los que destaca es cómo priorizar tareas que procrastinamos constantemente dejando paso a tareas urgentes o a veces inútiles que nos hacen perder el tiempo sin lograr nuestros objetivos.

Este planificador semanal y mensual te ayuda a priorizar esas tareas que realmente importan y que una vez terminadas a lo largo del día, hacen que éste sea lo que llamamos un día productivo.

Está compuesto para una duración de 6 meses y en él podrás escribir tanto un planning semanal como un planning diario acerca de qué es lo que verdaderamente te importa hacer a lo largo de un mes.

Es vital realizar esos objetivos mensuales a través de metas a corto plazo pero a veces, nos cuesta demasiado concentrarnos y enfocarnos en lo que tenemos que hacer, en aquello que verdaderamente importa. Por ello, este planificador semanal hace uso de la técnica pomodoro. Lo que se intenta lograr es que permanezcas concentrado y termines tareas pendientes sin ningún tipo de distracciones.

Este organizador tiene ocupadas sus 34 primeras páginas con teoría sobre trucos y consejos para realizar una mejor lista de cosas por hacer, cómo puedes decidir cuál es la cosa más importante que debes hacer… pero además, te enseña cómo realmente debes de usarlo de manera efectiva a través de una práctica mini guía con ejemplos ya hechos.

¿Cómo funciona este planificador mensual y semanal?

Cómo usar planificador semana y mensual

El planificador semanal y mensual está organizado de la siguiente forma:

  • Consejos de productividad: en las primeras 21 páginas encontraremos trucos y tips para mejorar nuestra productividad y sacarle el mayor partido a este cuaderno planificador. Entre ellos cómo funciona la técnica pomodoro, cómo realizar descansos eficientes, cuándo escribir en el Productivity Planner…
  • Cómo funciona este planificador mensual y semanal: a lo largo de las páginas 22 y 29 encontraremos ejemplos sobre cómo deberíamos de usar este planificador. Cada una de las páginas tiene diferentes secciones como veremos más adelante y cada una de ellas tiene su función específica. Una para escribir tu planificación mensual, otra para escribir tu planificación semanal, otro bloque para anotar tus tiempos pomodoros…
  • Auto-compromiso: en la página 30 y 31 encontraremos un leve contrato necesario para conocer realmente qué queremos lograr con el uso diario del Productivity Planner. Concretamente, en la página 30 tenemos el ejemplo para hacernos una idea y en la siguiente es cuando comenzamos a darle uso poniendo realmente los motivos por los cuales vamos a comprometernos. Recuerda, los compromisos, objetivos y metas de nuestra vida redactados por escrito es una promesa o juramento que realizamos hacia nosotros mismos, lo cuál ayuda a que nos impliquemos más en ellos.

De la página 34 en adelante es cuando realmente comenzaremos a usar este organizador mensual y semanal para sacar el máximo partido a nuestro tiempo consiguiendo el logro de nuestras metas y objetivos a largo plazo.

Usando el planificador semanal para organizar la semana

Organizador con planner semanal

El Productivity Planner pretende que -antes de que realices un planning diario de las tareas más importantes que debes de realizar durante el día- tengas una visión clara sobre las tareas más importantes a llevar a cabo a lo largo la semana.

Esto te ayudará a situarte y centrarte en lo que realmente importa. Cuando con anterioridad vimos las metas a mediano plazo, esto te podrá servir de ayuda si crees que un objetivo a mediano plazo puedes realizarlo varias semanas y repetir dicho objetivo cada semana dividiéndolo en metas a corto plazo hasta conseguirlas.

La mejora continua es mejor que la perfección retrasada.

Mark Twain

Cada semana comienza con una frase motivacional de algún autor popular que nos hace reflexionar y motiva a comenzarla con ganas.

Si te diriges a la página donde te encontrarás el organizador semanal (Weekly Planning) nos encontraremos dicha página dividida en 5 áreas bien distinguidas que a continuación te explico.

Fecha semanal

Aquí deberás de escribir la fecha en la que comienza la semana que debes trabajar. Esto nos sirve para tener una referencia mensual o semanal como punto de partida para realizar esos objetivos.

Organizador semanal

A continuación verás tres bloques que se dividen a sí mismo en cinco filas. Lo que pretende con esto el Productivity Planner es que ordenes una a una cada tarea por orden de prioridad.

En el primer bloque debemos de introducir las cinco tareas más importantes semanales en las cuales trabajaremos a lo largo del mes. Estas tareas tendrán la mayor prioridad sobre cualquier otra, así que nos ayuda a enfocarnos en lo que sí realmente queremos realizar en la semana.

Para escribirlas te aconsejo que pienses por un momento: si al finalizar la semana finalizas estas 3-5 tareas que te hayas propuesto. ¿Cómo te sentirías?

Si te respondes que bastante satisfecho y a ello le sumamos que dichas tareas están muy relacionadas con tus metas a mediano y largo plazo entonces, enhorabuena. Este es el camino que debes de seguir.

En el segundo bloque nos encontraremos nuevamente para introducir las tareas de importancia secundaria. No todas las tareas están relacionadas con los objetivos en la vida. Existirán tareas que si bien no son extremadamente importantes (entiende por importante aquellas que te enfocan hacia tus objetivos personales o profesionales) sí tendrás el compromiso de tener que hacerlas.

¿Realizar una limpieza de tu armario es más importante que terminar la primera sección del curso que estás haciendo? Yo no lo creo. Por ello podríamos tener como tarea más importante “Terminar la primera sección del curso” y como tarea de importancia secundaria “Realizar limpieza del armario”.

En el tercer bloque escribiremos las tareas adicionales. Entiende por tareas adicionales aquellas que quedan fuera de ser extremadamente importantes ni tampoco secundariamente importantes.

Por ejemplo, organizar la biblioteca de fotografías en el Mac. Esta tarea si no la haces durante la semana no te va a repercutir negativamente respecto a las dos anteriores tareas que sí realmente importan más.

¿Necesitas concentrarte en tus tareas?

Una vez ya escritas las tareas más importantes que tenemos que realizar a lo largo de la semana opcionalmente podemos usar algún tipo de herramienta que nos ayude a enfocarnos.

Si elegimos la técnica Pomodoro ya vimos en el artículo que escribí cómo se utilizaba y la gran utilidad que tiene para mantener el enfoque en nuestras tareas y no hacer multitasking (varias tareas a la vez).

¿Qué es la técnica Pomodoro? ¿Cómo funciona?

Un pomodoro lo llamaremos a ese espacio de tiempo de enfoque, y para una tarea puede que necesitemos 2 pomodoros de 30 minutos, o 3 pomodoros de 45 minutos… Ahora es cuando usaremos esta técnica en el cuaderno planificador.

A la derecha de cada tarea tenemos un cuadrado donde colocaremos un promedio de pomodoros en el cual nosotros estipulamos una media de cuánto tardaremos. Esto nos ayudará a tener una referencia sobre todo para evitar malgastar el tiempo y ponernos al desarrollo de la misma.

De esta forma, si tenemos en un futuro tareas similares, podemos ayudarnos de las ya realizadas para tener una idea del promedio de tiempo que nos llevará completarlas.

A cada tarea que tengamos colocaremos entonces un número de pomodoros estimados que creamos que tardaremos en completarlas. Como adelanto, en el inicio el libro nos explica que si la tarea tiene demasiados pomodoros (imagínate una tarea que requiere un enorme tiempo) es que quizás la hayamos generalizado demasiado. En este caso lo ideal será de fraccionarla en una tarea más pequeña que necesite menos pomodoros (los justos para realizarlos durante la semana).

Si tenemos una tarea que es “Estudiar los tres primeros temas del curso de programación” y estipulamos 30 pomodoros te darás cuenta que lo ideal sería fraccionar la tarea en:

Estudiar el primer tema del curso de programación con 10 pomodoros de estimación.

El resto lo dejaremos para las siguientes semanas. Lo ideal es realizar una buena planificación. Si comprobamos que hemos sido generosos esto puede frustrarnos y terminaremos “aparcando” la tarea y dejándola de lado. No te sobreestimes e intenta planificar con tiempo.

¿Cómo podemos mejorar la semana?

Y por último nos encontaremos para escribir el “Commitment”. Para que te hagas una idea, tendrás que responder a esta pregunta: ¿qué única acción tú tendrías que hacer esta semana para que fuera más productiva?

En la vida, la mayoría de cosas se aprenden a base de ensayo y error. Y el Productivity planner te ayudará a que encuentres eso que podrías hacer mejor.

Al dejar constancia por escrito, siempre podemos recordar cómo podemos mejorar nosotros mismos y te puede servir de referencia para encontrar en qué realmente fallas y si no lo estás teniendo en cuenta, algo relativamente útil.

Usando el planificador diario para construir un planning diario

Cómo usar el organizador diario

Una vez hayamos planificado semanalmente nuestras metas semanales, es hora de “atacar” cada una de ellas y ponerte manos a la obra. Para ello en la siguientes 5 páginas tendremos lo que el Productivity Planner llama el daily planner traducido como planificador diario.

Cada página estará dividida en 5 tareas que pretendemos realizar a diario, un espacio para notas, ideas o cualquier anotación que necesitemos dejar constancia y lo que este planificador llama “Productivity Score”.

Cuaderno para hacer un planning diario

Fecha diaria

Introduce el día, mes y año para saber en el futuro qué tareas hicimos ese día.

Escribe tus tareas en el organizador diario

Ahora comenzamos nuevamente como hicimos con las tareas semanales. Nuevamente haremos hincapié en la importancia que tiene cada tarea y las escribiremos por ese orden.

¿Recuerdas que teníamos una tarea semanal llamada “Terminar la primera sección del curso”? Pues necesitas desglosar esa tarea en varias más pequeñas para hacer un poco de ella a lo largo de la semana.

Un ejemplo de cómo podríamos estructurarlo podría ser:

  • Leer 10 páginas del curso.
  • Realizar los ejercicios 1,2 y 3 sobre las 10 páginas del curso.
  • Leer de la página 10 a la 20 del curso.
  • Realizar los ejercicios del 1 al 5 de la autoevaluación del curso.
  • Realizar los ejercicios del 5 al 10 de la autoevaluación del curso.

Ya con esto tenemos un planning semanal de dicha tarea para realizarla cada día. Ahora ya puedes escribir cada una de las tareas en el primer punto: la tarea más importante del día.

Nuevamente tendremos otros dos bloques más. En el primero de ellos escribiremos las tareas de importancia secundaria como pueden ser “Llamar a mi hermano” donde podremos escribir hasta dos tareas.

En el segundo bloque llamado tareas adicionales añadiremos dos más que no sean tan relevantes como el primer bloque o el segundo. Un ejemplo podría ser “Comprar una memoria USB”.

Añadir tiempos estimados para usar la técnica Pomodoro

Usar planning diario con pomodoro

Opcional y nuevamente, añadiremos los pomodoros estimados que creemos que nos llevará trabajar en dichas tareas. En el planning diario cambia respecto a la planificación semanal pues ahora nos encontraremos dicha zona dividida en tres partes:

  • Pomodoros estimados: aquí escribimos el número de pomodoros que nos llevará dicha tarea.
  • Pomodoros actuales: son el total de pomodoros que hemos tardado en realizar la tarea.
  • Círculos pomodoros: si a cada pomodoro le asignamos 30 minutos, entonces aquí deberemos de ir coloreando cada círculo para saber cuántos pomodoros llevamos mientras realizamos la tarea.

Como la imaginación es infinita, podemos hacer diferentes trucos. Por ejemplo si varías el número de pomodoros entonces en lugar de sombrear el círculo, pon dentro de él, o arriba o debajo de cada uno los minutos que te ha llevado (por ejemplo 20, 30 25, 45).

Espacio para notas

Este planificador semanal y diario nos permite escribir en cada día un espacio para notas que siempre viene bien para anotar diferentes anotaciones. Una llamada que recibimos, un correo electrónico que apuntar, un recordatorio de algo que tenemos que hacer…

¿Cómo ha sido de productivo el día?

Calificar la agenda diaria de todo el día

Debajo del todo tendremos un “Productivity Score” que no es más que una calificación estimada acerca de lo productivo que ha sido el día.

En las primeras páginas del libro te habla sobre cómo debe de ser, no es algo a tomarlo de forma estricta, pero nos servirá para estimar qué tan fructífero ha sido el día y sobre todo, para ayudarnos a completar la siguiente línea.

¿Qué sucedió para que ese día fuera tan productivo o tan poco productivo? Esta línea tiene mucha más importancia de la que puedas creer. Si escribimos constantemente los motivos por los que dicho día fue tan productivo estaremos prestando atención tanto a esas técnicas que nos funcionan como a aquello de lo que no estamos haciendo bien.

De esta forma, podremos aprovecharnos de las virtudes que tenemos y evaluar eso que no nos está funcionando.

Revisión semanal tras el planificador semanal

Realizando planning semanal weekly

Una vez transcurridos los 5 días de la semana con nuestro planning diario, encontraremos dos últimas páginas bastante útiles que nos ayudarán a reflexionar sobre lo productivo que hemos sido.

Notas semanales o “Weekly Notes”

La primera página es un simple espacio donde podremos anotar cualquier tipo de notas o seguimientos que queramos realizar así como añadir anotaciones que queramos dejar señalada o sucesos interesantes entre otros.

Muchas personas suelen usar este espacio para añadir los denominados habit trackers o routine task que son pequeñas tablas que nos ayudan a realizar un seguimiento sobre nuestros hábitos o rutinas. Para ello realizan una tabla de siete columnas (una por cada día de la semana) y en cada línea añaden una rutina o hábito el cuál quieran conocer su seguimiento.

Para que puedas comprender mejor cómo implementar un habit tracker en tu planificador te dejaré este ejemplo:

RUTINA \ DÍA SEMANALMXJVSD
Tomar 5 vasos aguaXXXXX
Asistir al gimnasioXXX
Comer saludableXXX

Revisión semanal o “Weekly Review”

Revisión semanal de la agenda

Tras finalizar la semana podemos realizar una reflexión. Para ello nos encontramos con el weekly review, donde dicha página estará organizada en diferentes apartados que a continuación te explico.

Semana del mes

Añadimos el número de la semana del mes del cual realizaremos la revisión.

Victorias semanales o “Weekly wins”

En este apartado nos tendremos que preguntar a nosotros mismos: ¿Qué ha funcionado bien a lo largo de la semana? ¿Qué cosas he ganado esta semana por pequeñas o grandes que sean?

Con este tipo de cuestiones y tras realizar una revisión en el planning diario podremos comprobar qué hemos hecho que haya merecido la pena durante la semana, apreciar lo que hemos trabajado y darnos cuenta de lo que funciona a nuestro alrededor.

Este apartado pretende dar una visión positiva sobre lo que funciona y quizás si no lo hiciéramos, no le prestaríamos demasiada atención.

¿Qué tareas no se completaron durante la semana?

Este bloque tiene la intención de ver en qué fallamos y aquello que nos impidió conseguir la realización de dichas tareas. Lo ideal aquí es anotar los fallos y sobre todo ver si fueron por imprevistos incluso por causas ajenas o bien si fue por motivos que realmente podríamos haber evitado, como ver menos la televisión, levantarnos más temprano….

¿Qué has aprendido esta semana?

Gran cantidad de veces no somos conscientes de la de cosas que aprendemos a lo largo de los días y este espacio pretende que dejemos constancia de ello. Existe el dicho popular que dice “El hombre tropieza dos veces con la misma piedra”, y precisamente nos ocurre esto mismo por no prestar atención a aquellos errores de los cuáles podemos aprender.

Siguiente semana

¿Qué acciones ejecutarás para asegurar que la semana próxima sea productiva? En esta sección podremos escribir toda y cada una de las acciones que pueden hacernos mejorar más aún frente a la semana anterior.

Y aquí es donde termina el ciclo de páginas del Productivity Planner repitiéndose hasta el final. Se estima que la duración del cuaderno si lo usamos durante todas las semanas sea de 6 meses.

¿Porqué funciona este planificador semanal y diario?

Porqué funciona este planificador mensual

Cabe destacar que a lo largo del uso he podido comprobar los beneficios que tiene usar este planificador mensual y semanal. Si bien es cierto que suelo seguir ciertos hábitos con diferentes técnicas de productividad, en la vida hay que ir probando diferentes cosas porque de cada cosa nueva siempre podrás sacar algo nuevo que te haga valorar dicha experiencia y mejorar.

Los beneficios que he puedes apreciar si usas este planificador son varios:

  • Te ayuda a priorizar y realizar las tareas que realmente importan.
  • Puedes llevar un control por escrito de todo lo que has hecho a lo largo de la semana y de cada día.
  • El añadido de la técnica pomodoro es ideal para aquellos que se distraen fácilmente mientras ejecutan esas tareas que a veces, nos incomodan realizar.
  • Fomenta el poder realizar tu trabajo en menos tiempo.
  • Evita la procrastinación de esas tareas que siempre estás posponiendo.
  • Las frases motivacionales te ayudan a motivarte.
  • Puedes tener un control sobre lo que tardas en realizar tareas (ideal para conocer el promedio de lo que tardas en tareas repetitivas).
  • Te ayuda a mejorar cada día sabiendo en lo que puedes mejorar.

Descargar planificador diario y semanal en pdf

Muchas personas prefieren probar la metodología antes de comprar el cuaderno y el equipo de Intelligent Change ha pensado en esto. Con el fin de que puedas implementarlo, desde su web oficial podrás encontrar este planificador semanal y diario descargable en pdf totalmente gratis para que puedas incorporarlo en tu rutina y comprobar si te resulta útil o no.

Para conseguir el planificador en formato pdf deberás de dejar un correo electrónico donde quieras recibirlo. Haz clic aquí para conseguir tu planificador.

Personalmente recomiendo comprarlo ya que este cuaderno será tu historial de logros, algo que debes de tener siempre disponible para el recuerdo ya que aquí dejarás escrito cómo has mejorado a lo largo de esos seis meses en los que lo has implementado. Es bastante útil tenerlo siempre a mano para conocer en qué fallabas y qué hiciste para mejorar.

¿Podría mejorar el Productivity Planner?

Si bien es cierto que su sencillez te anima a usarlo constantemente, como mejora, podría integrar algún calendario organizador semanal y quizás estaría mejor que tuviera 7 páginas semanales en lugar de 5 días pero normalmente donde más nos solemos centrar son en las tareas importantes que existen entre semana.

Aunque este tipo de carencias no son una sentencia final para elegir o no comprar el este planificador pues estos detalles son muy personales a la par de opcionales y habrá quien prefiera incluso los cinco días en lugar de siete. Hay personas que los sábados y domingos prefieren dedicarlo a las relaciones sociales, hobbies y entretenimiento dejando a un lado las “obligaciones”.

¿Es recomendable comprar el Productivity Planner?

Cuaderno planificador Productivity Planner

Productivity Planner es un estupendo planificador que podrás usar como organizador mensual, semanal y diario.
Las primeras páginas contienen grandes trucos con mucho valor sobre productividad que enseña cómo tenemos que sacar el máximo provecho al cuaderno planificador.
El planificador semanal ayuda a generalizar los objetivos que se realizarás a lo largo de la semana.
El planificador diario está en su justa medida estructurado de forma que puedas ordenar las tareas por orden de prioridad para que hagamos lo que realmente importa. Además el empleo de la técnica pomodoro así como la metodología que usa nos ayuda a concentrarnos en las tareas y estimar tiempos para sacar el máximo de productividad posible.
Personalmente lo recomiendo, si necesitas un cuaderno que te ayude a tener presente todas tus tareas más importantes y que te conduzcan a lograr tus objetivos principales.

Lo único en lo que puede mejorar es ampliar de 5 páginas diarias a 7 páginas diarias, pero de forma general, como cuaderno planificador productivo tiene muy buena calificación sin duda.

RESUMEN

Productivity planner es ideal si buscas un planificador semanal y diario, te ayuda a permanecer concentrado en tus tareas y ordenarlas por orden de prioridad según su importancia. Si tuviera siete páginas como planificador diario en lugar de cinco ya sería formidable, aun así, altamente recomendable, si no lo pruebas, no podrás saber lo útil que es.
Calidad de los materiales
Precio
Planificador semanal
Planificador diario
Revisión semanal

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