lunes 22 julio 2019
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Ley de Parkinson ¡haz más en menos tiempo!

Probablemente alguna vez que otra hayas notado que no eres 100% eficiente en tu trabajo e incluso es probable que tengas la sensación de que tienes que realizar tareas que son interminables y que te resulta muy difícil hacer tareas de esas que parecen que nunca se acaban.

En este artículo podrás comprender gracias a la Ley de Parkinson porqué realmente la mayoría de las veces nos cuesta grandes horrores terminar ciertas tareas, sobre todo aquellas que no tienen fecha límite de entrega.

Desde que te despiertas hasta que vuelves a la cama probablemente tienes una gran cantidad de cosas por hacer, de hecho, normalmente hacemos muchas de ellas, pero sin embargo dejamos en el olvido las tareas más importantes, justo esas que realmente nos ayudan a cumplir nuestros objetivos esenciales.

Sin embargo, hay veces que sabes que tienes que hacer una tarea importante pero lo vas procrastinando o posponiendo hasta que no hay otro modo en el que se unen de forma inexplicable la concentración, tus ganas y terminas marcando ese objetivo como realizado.
Este hecho tiene una explicación y por ello hoy quiero que conozcas porqué ocurre. Esto se puede explicar gracias a la Ley o principio de Parkinson.

✅¿Qué es la ley de parkinson? Definición

Para comprender este concepto según su propio autor, la Ley de Parkinson -en inglés, parkinson´s law- dice que “El trabajo se expande hasta completar el tiempo disponible para su finalización“.

Obviamente esta definición te resultará un tanto abstracta para comprender, pero créeme, esto ocurre en tu vida una gran cantidad de veces, incluso más de lo que crees.
Esta afirmación fue la que un británico historiador llamado Cyril Northcote Parkinson hizo en el año 1955. Dicha frase se hizo tan famosa en un artículo del diario Economist (consulta el artículo original sobre la ley de parkinson aquí) que consiguió que más tarde el autor tuviera que explicarlo de forma más detallada impactando a los lectores en un libro conocido como “La ley de parkinson: la búsqueda del progreso”.

Cuando las personas ponen a prueba este principio de Parkinson presencian que en realidad las tareas que hacen normalmente se pueden realizar en un tiempo mucho menor del que se prevé. Las personas son seres demasiados generosos y poco optimistas con el tiempo y por tanto, piensan que una tarea cual sea necesita mucho más tiempo para hacerla cuando en realidad éstas pueden ser increíblemente mucho más cortas de lo que nos creemos.

Qué es la ley de parkinson

En este párrafo anterior no quiero confundirte, no significa que poniendo en práctica la Ley de Parkinson reduzcas la calidad de tus trabajos para hacerlo de una forma mucho más rápida. En realidad, lo importante es que cada vez que necesites realizar una tarea pongas una fecha límite a cada una de ellas y sopeses o estimes la peligrosa línea que existe entre el tiempo mínimo que necesitas para completarla y el tiempo máximo que tú te auto-impones para hacerla.

Y es que la Ley de Parkinson es una gran herramienta que te ayudará a controlar la administración de tu tiempo ya seas un estudiante, trabajes como parte de una empresa o incluso si eres una persona Freelance donde trabajas para ti mismo sin jefes, donde administrar tu tiempo, es esencial para completar esa enorme lista de tareas a completar.

Y creedme que esta ley de parkinson ocurre con mucha frecuencia. Te puedo asegurar que para este blog que estás leyendo tengo artículos que he tardado mucho más tiempo que otros pues en el momento de su realización decidí que quería realizar un “buen y cuasi perfecto artículo” pero donde he creído que la fecha límite que me impuse era prudente para terminarlo de escribir y por ello para algunos me han llevado mucho más tiempo del que pensar que lleva su redacción y publicación.

⏱La ley de parkinson y la administración del tiempo

El autor de esta Ley de Parkinson observó que cuanto mayor sea el tiempo disponible que dediquemos a una tarea, más compleja se volverá la misma y por tanto cuanto más aumenta dicho tiempo, menor eficiencia tenía esa persona cuando realizaba la tarea.

Y esta situación suele darse muy frecuentemente en las empresas donde los empleados reciben una compensación cuanto mayor sea el tiempo empleado para llevar a cabo diferentes proyectos en lugar de ser recompensado por trabajos realizados.

Si conoces de antemano que tienes un tiempo disponible mucho mayor para hacer cualquier tipo de proyecto, más te entretendrás en detalles que quizás no son ni tan siquiera relevantes para terminarlo. Por eso es tan importante no sobreestimar la duración de tareas ¡no seas demasiado generoso con el tiempo que vas a dedicarle si sabes que en menos tiempo puedes hacerlo!

📖Las 3 leyes fundamentales y básicas de Parkinson

Cyril Parkinson no solo formó su teoría con la única primera ley que ya hemos visto anteriormente. Existen dos leyes más que cuadran perfectamente en nuestro día a día, veamos de qué tratan.

Primera ley de Parkinson

Ya hemos visto con anterioridad que la primera, básica y más conocida Ley de Parkinson es que:

“El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible hasta que la finalización de la tarea”

pero no es la única de todas las que formuló Cyril Northcote Parkinson.

No hace falta detallar más pues creo que con los ejemplos expuestos a continuación del artículo quedará esta primera ley suficientemente explicada y demostrada.

Segunda ley

“Los gastos aumentan hasta cubrir todos los ingresos”.

Esta otra ley se cumple en numerosas situaciones. Cualquier persona que tenga la increíble suerte de estar trabajando, durante su vida laboral, los ingresos que reciben suelen ir en aumento pues el trabajador a medida que adquiere experiencia puede solicitar más salario y por tanto aumentan sus ingresos. Cuanto más tiempo le dedicas al aprendizaje de alguna profesión, más profesional eres ¿verdad?

La cuestión es que aunque por suerte tu salario mensual sea aumentado desgraciadamente aun así te cuesta ahorrar más. ¿Porqué ocurre esto?

¿Qué le ocurren a los futbolistas cuando su equipo asciende o llegan a ser más profesionales? Que se ven recompensados económicamente, pero incluso estas personas a veces, tienen problemas con su economía.

Si un jugador recibe más ingresos, incrementará su nivel de vida pero todo ello tiene un coste. Tendrá una casa más lujosa y cara, un modelo de coche más caro o quizás compre ropa de marca de prestigio y reconocida. Si te fijas detenidamente, al tener esa lujosa vida, tendrá que pagar un seguro más caro, necesitará personal para el mantenimiento del jardín, el coche necesitará revisiones costosas…

Un nivel de vida más elevado conllevará unos gastos más costosos, simple y llanamente.

Tercera ley

“El tiempo que se dedique a cualquier asunto en la agenda es inversamente proporcional a su importancia”

El ser humano usa su tiempo de forma equívoca. Fíjate por un momento en tu agenda, y revisa realmente cuántas tareas tienes y sobre todo, la cantidad de tiempo que dedicas a cada una de ellas.

Es muy probable que la mayoría de esas tareas que haces cotidianamente son poco agradables o bien ni siquiera importen en aquellas cosas que sí verdaderamente nos hacen sentir vivos.

Amamos a nuestra familia y seres queridos pero sin embargo, quizás en nuestra agenda destinamos un tiempo disponible muy pobre a este ámbito familiar y en cambio sí lo destinamos a otras que son poco relevantes para nuestra vida y que en cambio, creemos que son muy importantes cuando en realidad no te hacen feliz y a veces, ni siquiera persiguen tus objetivos. Esto es lo que nos quiere decir la tercera Ley de Parkinson.

Veamos a continuación algunos ejemplos prácticos donde la primera ley de Parkinson ocurre comúnmente.

➡️Ejemplos de la Ley de Parkinson

Comencemos por dos ejemplos muy comunes para comprender la Ley de Parkinson. En el primero haré mención a un típico trabajador de una empresa y en el segundo una experiencia muy frecuente que le ocurren a una gran cantidad de estudiantes.

En tu reunión de trabajo acuerdas con tus compañeros que tu cometido será el de realizar dos informes sobre las ventas semanales que haya tenido la empresa pero en dicha reunión no te dicen exactamente cuándo debes de entregarlo, es decir, te ofrecen y delegan en ti la fecha de entrega para cuando te plazca (algo poco común pero luego te hablaré sobre su contraejemplo).

Imagenes de burocracia

Una vez fuera de la reunión y situado en tu puesto de trabajo te dispones a realizarlo. Como sabes que no tienes fecha límite de entrega tienes demasiado tiempo disponible para hacerlo, por tanto, te pueden ocurrir muchas cosas: que tu mente se disperse, que tu concentración no sea la máxima o que consultes cada hora tu correo corporativo e incluso te dediques a contestarlos en lugar de elaborar dicho informe. La ley de parkinson se está cumpliendo porque sabes que tienes mucho tiempo disponible para realizarlo y tardas 1 semana y media en realizar dicho trabajo.

En cambio, si tu jefe te dijera que dicho informe debería de estar finalizado en los dos días posteriores a dicha reunión ¿crees que tu mente divagaría pensando en qué vas a hacer el próximo fin de semana? ¿Consultarás con tanta frecuencia tu correo corporativo? ¿Sería mayor o menor tu capacidad de concentración?

Como sabes que el tiempo que tienes es muy limitado tu grado de implicación en esa tarea será tan elevado que en dos días tendrás el informe realizar y entregado pues te preocupa que tu jefe piense que tardas en hacer dicha tarea más de lo que se suele tardar. De nuevo la ley de parkinson se vuelve a cumplir. Puesto que tenías una fecha límite te has implicado tanto para cumplir con tu objetivo que te abstraes de las demás tareas para implicarte más en ésta.

Uno de los mejores ejemplos usados para comprender la ley de parkinson es aquel que hemos sufrido la increíble mayoría de estudiantes. Desde pequeño te enseñan en la escuela que debes de fraccionar tu tiempo de estudio por numerosos motivos para ti: retienes mejor los conceptos, puedes cumplir los plazos de estudios para estar listo antes del examen, tendrás menor ansiedad…

Pero gran parte de estudiantes hacen caso omiso y es cuando ocurre lo que poco deseamos: pocas horas de sueño, tiempo muy limitado, ansiedad y más nerviosismo, poco tiempo para disfrutar de otras áreas de tu vida y el examen a la vuelta del fin de semana. En este caso la ley de parkinson ocurre nuevamente.

Para hacer una práctica de 3 ejercicios -que serán parecidos a los que te enfrentarás en el examen- tardas mucho más si sabes que el examen será dentro de dos meses, pero si éste es dentro de una semana dejarás de prestar atención a otras cosas que realmente no son tan importantes y te implicarás enormemente incentivando el llamado terrorífico “periodo de exámenes”.

imagenes de administracion del tiempo

Y cuando esto ocurre es cuando piensas: “Si estos 3 ejercicios de prácticas los he realizado en sólo una semana ojalá me hubiera puesto a ello mucho antes, lo haría mucho mejor”. ¿No te ha sucedido esto mismo?

La ley de parkinson está presente con este ejemplo en muchísimos estudiantes. Cuando sabías que tenías dos meses para estudiar esa práctica, dicho trabajo se ha expandido en tiempo tanto hasta completar el tiempo que tienes disponible para terminarlo. En cambio, cuando sabes que sólo disponías de una semana, estabas tan apresurado que tu grado de implicación ha sido enorme y por tanto, has necesitado menos tiempo para finalizarlo.

🎯¿Cómo usar la ley de Parkinson?

Existen muchas diferentes formas de poder aumentar la productividad personal o laboral gracias al conocimiento de este principio de Parkinson. Algunas de ellas son:

  • No sobreestimes el tiempo disponible para tus tareas. Cada vez que realices una tarea, piensa ¿realmente estoy siendo demasiado generoso dedicando demasiado tiempo a esta tarea?
  • Estructura tu tarea principal. Cuando estamos al frente de una tarea demasiado amplia, divídela. Decorar tu habitación con un nuevo cuadro es una tarea que se puede dividir en subtareas. Divídela en diferentes pasos: piensa la temática del cuadro que quieres comprar, busca sitios donde vendan cuadros, dedica un día para comprar el cuadro en la tienda, consigue las herramientas necesarias y calcula el día que quieres colocarlo.
  • Establece plazos límites para tus tareas. Cuando comenzamos algunas tareas, hay veces que no ponemos fechas límites ni plazos y es aquí donde hemos visto que esto puede hacer que gracias a la Ley de Parkinson nuestras tareas se vuelvan interminables perfeccionando demasiado dichas tareas debido a que tenemos “todo el tiempo del mundo”. En este momento tu mente ten por seguro que se dispersará y te será más difícil concentrarte en ella y por supuesto, le dedicarás tanto tiempo que se te hará “pesada”.
  • Prémiate con recompensas. Si necesitas hacer tareas obligatorias que te disgustan (no todo en la vida es de color de rosa) piensa en una recompensa y cuando la termines prémiate. Esto te ayudará a enfocarte más en ella y a la misma vez intentarás finalizarla pronto. Un incentivo nunca viene mal para motivarte, sobre todo si son incentivos no materiales como tomar un café, dar un paseo…

📄El principio 10/90 de Stephen Covey

Toda persona que necesite aumentar su productividad teniendo en cuenta la Ley de Parkinson ésta le será de gran ayuda para conocer realmente cómo las fechas límites que impones o te exigen son realmente importantes para hacerlas realmente de forma más rápida a como lo harías si no conocieras dicho principio pero quiero que conozcas otra ley productiva que puedes también aplicar para mejorar tu productividad, el principio 10/90.

¿Recuerdas el autor que reformuló la matriz del tiempo de Eisenhower? Stephen R. Covey también fue el creador del conocido principio 10/90 de la administración del tiempo por ello veamos las características de este principio y cómo te puede resultar de utilidad en tu día a día.

¿Qué es el principio 10/90?

El principio 10/90 sugiere que de toda y cada una de las cosas que te ocurren en la vida, sólo el 10% ocupará la parte que nunca podrás controlar, es decir, que pese a tus actos, nunca podrás cambiarlo, ni evitarlo aunque quieras, en cambio, el 90% restante de todo lo que te ocurra estará de tu mano.

Ejemplos del principio del 10/90

Cuando anteriormente te citaba los dos ejemplos de la ley de parkinson durante la realización de dichas tarea (el trabajador que entrega el informe o el estudiante que necesita hacer sus prácticas para hacer frente al examen) puede que durante el transcurso de ambas surjan ciertos acontecimientos que no se puedan controlar (ese 10%) pero sí que  está en tu mano un 90% de cómo reaccionas ante los diferentes sucesos que te ocurran.

Imagina en el caso del trabajador, que mientras realiza su informe, se le acerca un compañero de trabajo solicitándole una tarea en pareja. En este momento puedes pensar varias cosas, una de ellas: “!No hay quien termine este informe semanal¡ mis compañeros siempre me entorpecen el trabajo”. Y aquí entras en una espiral de pensamientos negativos: “Nunca podré terminar la tarea”, “mis compañeros de trabajo me molestan y me hacen sentir disgustado, no entienden que tengo un informe que terminar”…

Tú no puedes controlar el 10% en esta situación, que no es más que el hecho de esa interrupción que te ha provocado una distracción mientras realizabas el informe. Es decir, no puedes evitar que tu compañero se acerque a ti pero sí que puedes controlar el 90% que es la reacción que te ha provocado esa situación.

Puedes elegir martirizarte con los pensamientos expuestos anteriormente o bien controlar esa parte que si forman parte de ti. Por ejemplo, puedes llegar a un acuerdo con él como puede ser: “voy a continuar hasta llegar a la mitad del informe y me pongo contigo compañero”. Y este es el 90% del principio 10/90.

De la primera forma te detendrás, darás muchas vueltas a esos pensamientos que paralizan tu trabajo, en cambio, de la segunda forma continuarás avanzando en tu tarea y habrás controlado ese 90% que sí has podido controlar de acuerdo con una toma de decisiones de forma correcta. Gracias al principio conocido como 10/90 podrás mejorar la administración de tu tiempo evitando esas autocríticas mentales y avanzando con el logro de tus tareas a completar.

¿La mejor herramienta para aplicar el 10/90? Tus pensamientos

Basta que te muestre algunos escasos ejemplos demás para que entiendas que la mejor herramienta para aplicar el principio del 90/10 son tus pensamientos.

¿Has perdido tu empleo? No puedes controlar que hayas perdido el empleo pero si tu actitud es pesimista ante ese hecho lo último que harás será pensar en conseguir un nuevo empleo. En lugar de pensar porqué te despidieron, qué hiciste mal, entre otros, tienes ese 90% donde puedes dirigir y orientar tus pensamientos fijándote en qué falló pero puedes corregir cómo puedes buscar un nuevo empleo, cómo puedes mejorar tus habilidades y aptitudes…

No está mal ojear un poco los errores para aprender, pero no te involucres ni pienses demasiado en ellos, darle demasiadas vueltas no te hará ganar, te hará perder.

¿Tienes algún compañero de trabajo que te molesta frecuentemente o habla de forma negativa sobre tí? Este 10% si existiera no puedes cambiarlo pero sí que puedes hacer cosas que estén de tu mano como puede ser solicitar un traslado hacia otro departamento, mejorar la relación personal con otros compañeros…

En definitiva no le des vueltas a tus pensamientos y actúa con acciones que si forman parte de ti y que te ayudan a avanzar en lugar de encarcelarte en esa nube de críticas hacia tu “yo” interior, o dicho de otra forma, el llamado locus de control interno.

🔂Ciclos de productividad y la administración del tiempo

Antes de terminar este artículo me gustaría hacer mención a los ciclos de productividad de una empresa y la importancia que tienen en cuanto a la administración del tiempo. No te será de mucha utilidad si pretendes administrar tu tiempo en tu ámbito personal pero si tienes o formas parte de una empresa puede resultarte de interés.

¿Te gustaría que tu empresa fuera más productiva? Para conseguirlo lo ideal es someterse a un programa de productividad y para ello necesitará llevar a cabo ciclos continuos que formarán parte de una mejora continua con el fin de evitar pérdidas de tiempo y por supuesto, conseguir los objetivos propuestos.

A través de las diferentes etapas de los ciclos de productividad se pretende determinar el estado en el que se encuentra una empresa y ayuda a conocer qué es lo que realmente queremos conseguir en ella.

Una empresa que decida realizar dichos programas de productividad ejecutará dicho ciclo compuesto por cuatro fases diferentes conocidas abreviadamente como MEPI:

  • Medición de la productividad: en este punto deberemos ser conscientes que una empresa puede estar demasiado involucrada en su actividad, tanto, que puede que creamos que brindar una mayor cantidad de actividades a nuestros clientes mejorará nuestra marca pero esto no es cierto. Es mejor tener menos pero de mayor calidad. Debemos de medir la productividad y para ello comenzaremos a valorar todo y cada uno de los factores que pueden hacer que no estemos dando demasiada calidad por tener demasiado que atender. En este punto es vital centrarse en qué realmente queremos conseguir. ¿Cómo quieres mejorar tu empresa? ¿Quizás te gustaría ampliar tu marca de negocio? ¿Dar un mejor soporte a los usuarios? ¿Atraer más clientes a través de técnicas de marketing y publicidad? ¡Debes de tener claridad ante los objetivos que propones para tu empresa!
  • Evaluación de la productividad: una vez se hayan realizado dicha medición es cuando deberemos de evaluar si tenemos demasiado personal en la empresa, si quizás abarcamos demasiadas actividades… En el punto anterior investigamos las deficiencias o incluso la orientación más correcta de todas las opciones disponibles que podemos tener pero en este punto del ciclo nos centramos en cada factor y evaluamos si lo que hace cada departamento, trabajador… lo hace de forma productiva y correcta. En definitiva comparamos si el objetivo de nuestra empresa puede mejorarse o no.
  • Planeación de la productividad: una vez evaluados los objetivos es momento de realizar un plan a seguir que sea claro y conciso. En este plan deberás de contar con todo aquello que podamos realizar para que el programa se lleve a cabo. Si crees que un departamento es poco productivo porque sus objetivos no son claros necesitaremos redefinir los objetivos y trazar el plan para saber realmente qué camino debemos seguir.
  • Mejoramiento de la productividad: en este apartado prestaremos atención sobre todo a clarificar los objetivos a conseguir y sobre todo mejorar los plazos estipulados pues después de ellos y tras un tiempo puesto en marcha podremos evaluar si estas mejoras han surtido efecto.

Estos ciclos de productividad a nivel empresarial nos ayudan en el manejo y administración de nuestro tiempo. Y es aquí donde podemos contemplar que si aunamos la ley de Parkinson, el principio 10/90 y los ciclos de productividad podrás conseguir avanzar en los objetivos de tu empresa.

❇️Resumen final sobre la Ley de Parkinson

A nivel personal si que has podido contemplar qué es el principio de Parkinson, cómo increíblemente se cumple en numerosas situaciones de nuestra vida cotidiana y por supuesto, cómo adicionalmente cambiando nuestra forma de reaccionar ante situaciones que sí están bajo nuestro control (90%) el principio de 10/90 de Stephen Covey nos será de gran utilidad para mejorar nuestra productividad.

Ya sabes, aplica el principio de Parkinson, atiende sobre todo las fechas límites de las tareas o proyectos que quieras o estés desarrollando y con ayuda del principio 10/90 intenta cambiar la forma en la que reaccionas ante ciertos eventos que sí puedas controlar y estén de tu mano.

Si tu problema es que pospones tus tareas frecuentemente aquí podrás encontrar una solución para evitar la procrastinación.

Puedes encontrar más información sobre la Ley de Parkinson en la Wikipedia

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