¿Eres de los que trabajan en un puesto de trabajo con todo desorganizado? ¿Te sientas a estudiar en la mesa de estudio y te levantas a menudo porque te faltan cosas? ¿Tu lugar de trabajo no es demasiado seguro? ¿Te sientes bien en tu espacio de trabajo o más bien te encuentras incómodo?
En este artículo de productividad, hoy te hablaré acerca de una metodología conocida como las 5s de Toyota, te contaré un poco acerca de su historia y origen, qué significan las 5 eses, además de ilustrarte con algunos ejemplos para que puedas ponerlo en práctica en tu vida ya sea en tu hogar o en tu empresa desde hoy mismo.
Tabla de contenidos
Historia de las 5s japonesas
Antecedentes de las 5s
Para conocer los antecedentes de la historia de las 5 eses hay que remontarse aproximadamente sobre el sigo XVI. Todo comenzó en el famoso Arsenal de Venecia, una emblemática base naval donde en el año 1320 se empezaron a construir enormes barcos con usos futuros destinados a la mercancía.
Pero fue en el siglo XVI donde se comenzaron a utilizar técnicas para fabricar barcos muy parecidos a la producción en cadena donde alrededor de unos 15000 trabajadores eran capaces de construir un barco diario completo ensamblado de diferentes piezas. En el Arsenal de Venecia usaban técnicas muy eficientes llegando a alcanzar la construcción de 100 barcos conocidos como galeras y cada uno de ellos pasaban a diferentes fases dependiendo de la etapa de producción en la que se encontraba cada barco. En el momento en que el trabajo a realizar en una fase para construir una galera se había completado, inmediatamente las piezas usadas para construir esa parte del barco eran repuestas por otra. Y dichos barcos navegaban a través de un propio canal de forma que las herramientas utilizadas y los trabajadores no tenían que moverse de su lugar de trabajo.
Con todo esto quiero que sepas que ya desde aquel entonces se usaba esta forma de construir barcos por partes muy similar a lo que ocurriría años más tarde cuando Henry Ford implementaría en sus fábricas de producción de automóviles “Ford” la cadena de montaje conocida como “producción en cadena“.
¿Quién inventó las 5s de Toyota?
Las 5s de Toyota también es conocido como el sistema de producción total de Toyota y aún a día de hoy continúa formando parte como base de los principios esenciales en las fábricas de Toyota.
El creador de las 5s fue Kiichiro Toyoda (abuelo de Akio Toyoda, actual presidente de Toyota) y Taiichi Ohno, un conocido importante ingeniero industrial japonés que ayudó en el diseño de este importante método productivo. Ellos dos fueron quienes crearon este método de las 5s.
El origen de las 5s
Todo se remonta en la Segunda Guerra Mundial ocurrida en Japón cuando Kiichiro Toyoda y Taiichi Ohno visitaban la fábrica de Ford. Durante dicha visita ellos presenciaron cómo los trabajadores ensamblaban las piezas en la cadena de montaje de dicha fábrica pero a pesar de que los trabajadores hacían su trabajo de una forma más o menos eficiente, existían ciertas anomalías que ellos presenciaron.
Por ejemplo, mientras que un trabajador trabajaba en la fábrica con una pieza en un instante determinado, la pieza tardaba en ser terminada y ser pasada a la siguiente fase de producción. Esto originaba un grave problema, había muchas piezas terminadas pero tardaban en llegar a la siguiente fase de producción y por tanto, se desperdiciaba tiempo, tanto en los empleados como en la construcción del ensamble completo de todas las piezas.
Siguiendo el origen de las 5 eses, otra de las circunstancias donde se dieron cuenta de que hacía falta mejorar la eficiencia en las líneas de ensamblaje fue la visita del abuelo de Akio Toyoda a un supermercado donde presenció que cuando un cliente elegía un producto y era retirado del stock del supermercado, los trabajadores del mismo lo reponían justo en ese instante. Actualmente esto se conoce como el método JIT (Justo a tiempo). Concretamente, esto mismo fue la base de lo que sería la filosofía de las 5s de Toyota.
Para ello, en Toyota decidieron minimizar el inventario de lo que los trabajadores necesitarían y justo cuando se acabaran entonces las piezas eran repuestas inmediatamente.
¿Qué son las 5s y para qué sirven?
Las 5s de Toyota es uno de los métodos más prácticos y más usados en la actualidad, concretamente en las industrias y fábricas pero debido a su enorme potencial en referencia a la mejoría de productividad de los trabajadores y en la eficiencia para fabricar productos en una fábrica/empresa, puede ser aplicado en cualquier puesto de trabajo. Por eso es tan importante que lo conozcas, ¡porque tú mismo puedes utilizarlo en tu área de trabajo!
Definición de las 5s de Toyota
El método de las 5s de Toyota es un método de productividad japonés que consta de 5 principios, en el cual se realiza una evaluación del entorno de cualquier puesto de trabajo y consiste en eliminar por completo todo aquello que no sirve, clasificar todos los elementos de forma lógica, realizar frecuentes tareas de limpieza y mantener todos estos pasos constantemente.
¡Puede que el sistema de las 5s te parezca demasiado abstracto y poco útil pero más adelante veremos algunos ejemplos para que puedas aplicarlo desde hoy mismo!
¿Cuáles son las 5 eses de calidad?
El método de las 5’s está formado por 5 principios, todos ellos comienzan por la letra “S” y son Seiri (clasificar), Seiton (poner en orden), Seiso (brillar) Seiketsu (estandarizar) y Shitsuke (Autodisciplina). Dichas palabras provienen del japonés pero podrás entender qué significan las 5s pues a continuación verás el significado de cada una de ellas.
Seiri (Clasificar)
El primer principio de las 5s es el Seiri y consiste en comprobar todos y cada uno de los elementos que tengamos en nuestro puesto de trabajo, ya sea las herramientas que se utilizan, el equipamiento, cada uno de los materiales…
El objetivo principal de este principio es conocer realmente qué es lo que no vas a necesitar frecuentemente.
En cualquier puesto de trabajo normalmente se tienen elementos en exceso y si haces una valoración de lo que tienes y de lo que realmente usas te podrías dar cuenta de que en realidad no todo lo que tienes disponible visualmente lo usas comúnmente. Esas cosas menos útiles en realidad no la necesitas y lo único que hacen es interferir en tu trabajo, entorpecerlo.
Si quieres llevar a cabo este principio de las 5s deberías de preguntarte:
- ¿Cuál es el fin o el objetivo a cumplir para realizar esta tarea?
- ¿Con qué frecuencia realizo esta tarea en mi trabajo?
- ¿Soy yo el único que hago esta tarea o también la hacen mas personas?
- ¿Qué elementos no necesito en mi puesto de trabajo para hacer esta tarea?
Seinton (Poner en orden)
En el primer principio eliminamos todos los elementos innecesarios de nuestro puesto de trabajo ¿Verdad?
En este segundo principio del modelo de las 5s conocido como Seinton nos encargaremos de darle un orden a todos esos elementos que sí nos resultan útiles en nuestra tarea con el fin de tenerlos lo más próximo posible. Por tanto gracias a este segundo principio de las 5s lograremos ahorrar tiempo teniendo un fácil acceso a cada uno de esos elementos que usamos de forma muy asidua.
Una de las cosas más importantes que debes de tener en cuenta es que en este punto buscamos un sitio específico para ese elemento que sí vas a usar muy frecuentemente.
Por tanto conseguiremos múltiples ventajas: mantener nuestro espacio de trabajo más ordenado y limpio, tener acceso rápido a elementos que se necesitan para esa tarea, una mayor facilidad para encontrar elementos en caso de que la tarea a realizar la tenga que hacer una persona o trabajador que no esté habituado a ese entorno de trabajo…
Seiso (brillar)
En el principio Seiso se busca brillar, esto significa que todo nuestro espacio de trabajo debe de encontrarse limpio haciendo una analogía a que se encuentre tan limpio como “brillante”.
En este tercer punto deberás tener en cuenta cuánto de limpia tu área de trabajo se encuentra y de no encontrarse hay que tomar medidas.
En la 3ªs nosotros vamos a asear la zona de trabajo ya sea eliminando el polvo, barriendo, fregando, pasandoo un trapo para eliminar la suciedad… Y no sólo en este aspecto, si no que también es necesario limpiar todas las maquinarias y herramientas con las que cotidianamente trabajes, ya sea un ordenador, una máquina industrial, mobiliario…
Además de limpiar, en esta fase es muy aconsejable realizarle un pequeño mantenimiento con todo aquello con lo que utilizamos de forma regular. Esto ayuda a prevenir problemas futuros y/o averías que puedan conllevarte a pérdidas de tiempo y a una menor eficiencia justo cuando estés realizando esa tarea.
Seiketsu (Estandarizar)
En la cuarta ese conocida como Seiketsu (estandarización) se hace lo posible por mantener y aplicar las tres primeras eses vistas anteriormente donde su significado se puede interpretar como obtener un control visual del entorno de trabajo.
Hasta este instante ya habrás cumplido con las tres primeras eses del método Toyota. Ahora es el momento de alejarte de tu espacio de trabajo y mirar visualmente desde fuera.
Ahora ya no deberías de tener material innecesario a la vista, todos los equipos y máquinas a usar están “a punto” y deberías de contemplar un entorno de trabajo limpio y ordenado, exento de problemas y/o averías.
Estandarizar implica hacer esos pasos anteriores sistemáticamente, es decir, establecer y cumplir estándares. Normalmente, cuando establecemos las tres primeras eses todo permanece demasiado perfecto y nuestro entorno de trabajo es ideal para trabajar pero ¿qué ocurre si regularmente no llevas a cabo esos tres primeros puntos? Que con el tiempo dejarás de hacerlos y llevarlos a cabo.
Por ello es importante crear estándares donde se definan tareas regulares que ya sea tu sólo o en una empresa se tenga la certeza de que se van a cumplir. Es decir, que los trabajadores conviertan en un hábito esas tres primeras eses y las practiquen con regularidad, que se establezcan horarios determinados para que en ese tiempo se pongan en marcha y se hagan.
Por tanto para llevar a cabo la s llamada Seiketsu es aconsejable que creemos hábitos y rutinas y que éstos se conviertan en un estándar, de lo contrario, los anteriores puntos no serán regulares y con el tiempo el método de las 5s dejará de ser efectivo.
Shitsuke (Autodisciplina)
El objetivo de la cuarta ese conocida como Shitsuke quiere decirnos que mantengamos todas las etapas anteriores del método de las 5S pero incluyendo la mejora continua.
Cualquier trabajador o empleado debe de tener su propia autodisciplina para cumplir cada una de las fases de la metodología y además todo el equipo de trabajo (la empresa) deberá de estar comprometido y conocer el cumplimiento de la metodología de las 5S.
Para que esta quinta etapa se cumpla, cada uno deberá de comprometerse consigo mismo a adoptar estos nuevos hábitos (mantener su entorno limpio, deshacerse de lo innecesario, mantener cada cosa en su lugar…)
En algunas auditorías que se realizan a empresas para que se lleve a cabo esta metodología, una de las prácticas más empleadas para que este quinto punto se cumpla es el hecho de crear listas de comprobaciones. En ellas cada trabajador podrá ir marcando cada una de las tareas que esta metodología propone y que se hayan establecido en la empresa y de esta forma asegurarse de que se cumplen de forma rutinaria.
No hay que olvidar que en este punto también es necesario tener en cuenta la mejora continua. Ya sea en una empresa en general o el trabajo por cada uno de los trabajadores pues deberán de captar qué cosas en su puesto de trabajo hacen usando este método que lo ralentice y que sea susceptible de mejora.
Y llegados a este punto ahora mismo deberías de saber cuáles son esas 5 eses de este sistema de calidad, el significado de cada una de ellas y en qué consisten pero si no has logrado entenderlo te aconsejo que continúes leyendo.
Ejemplos de las 5s
Siempre pienso que la teoría por sí sola es muy mejorable a través de ejemplos. Si no has entendido cómo funciona bien esta metodología, a continuación te proporcionaré varios ejemplos de aplicación de las 5s.
Ejemplo de las 5s en el hogar
¿Te gustaría aplicar el método de las 5s en tu hogar? Veamos cada una de las 5 eses y cómo deberías de aplicarlas para que cada vez que tengas que realizar cualquier tipo de actividad la hagas mejor de lo que lo estabas haciendo hasta ahora.
Si aplicas la metodología 5s correctamente obtendrás muchísimas ventajas como:
- Mayor comodidad a la hora de realizar cada tarea.
- Mejor capacidad para concentrarte en ella y no tener elementos que te distraigan.
- Aumentar tu rendimiento gracias a que dispones que todo lo que necesitas a mano.
- Y muchas otras más.
Para comenzar, te hablaré de cómo lo podrías realizar en el hogar y luego te mostraré un ejemplo de una tarea que quieras realizar.
Seiri en el hogar
Para aplicar Seiri en casa ve a un habitáculo, ya sea un salón, una habitación o el lugar donde tengas tu espacio de trabajo y:
- Deshazte de todas las cosas que no has usado hace mucho tiempo. ¿Para qué quieres eso que no has usado en los últimos 5 años?
- Quédate con aquellas cosas que realmente sabes que usas y que realmente son útiles. Todos sabemos qué cosas hemos comprado que apenas hemos usado y además sabes que no te van a hacer falta en el futuro, la compraste por “aburrimiento” más que por necesidad.
Como tarea, te mostraré como ejemplo de las 5s el caso de la aplicación de este método en una habitación-dormitorio y sobre todo en la tarea de sentarte en el sillón de tu dormitorio a leer un libro.
Imagínate que una persona se dirige hacia su dormitorio y se encuentra algo así:
¿Qué es lo que deberás de hacer para cumplir con el principio Seiri?
- De todo lo que encuentres en la habitación antes incluso de ordenar las cosas, mira cada una de ellas y considera si realmente es necesario que lo sigas poseyendo o no. ¿Has dejado de jugar el tenis? ¿Crees que no volverás a jugar? Vende y deshazte de la pala de tennis. ¿Tienes un periódico antiguo que no vas a leer? Tíralo a la papelera.
- Quédate con lo que te sea útil. Si la papelera está a rebosar, vacíala. Si el resto de objetos que veas te sirven, quédatelos.
Ejemplo de Seiton en la casa
Recuerda este principio, mantén las cosas donde deben estar. Para ello piensa en la tarea a la que vamos a aplicar la metodología 5S. ¿Qué necesito para leer el libro? ¿Necesito un balón? ¿Necesito el ordenador? Ordena esas cosas y ponlas en su lugar. Destina un lugar para colocar el balón en un mueble, coloca el ordenador encima de la mesa…
Y por supuesto, pon el libro cerca de la silla donde lo vayas a leer. Mantén una taza de té si lo necesitas cerca de ese sillón. ¡Esto hará que evites levantarte constantemente distrayéndote!
Ejemplo de Seiso en el hogar
No hay que confundir este punto con el anterior. En el anterior ejemplo ordenamos las cosas en sus sitios pero ahora limpiaremos nuestra habitación.
- Limpia los muebles.
- Elimina el polvo y la suciedad.
- Friega el suelo.
- Haz la cama.
- …
Esto hará que cuando te dispongas a leer un libro te encuentres más cómodo. Mantén tu espacio limpio, te ayudará a trabajar con más calma y quietud.
Seiketsu en la casa
Ahora mismo tus ojos tendrán una mejor perspectiva. Tu habitación ahora debería parecerse más a esto:
En este cuarto punto necesitarás tener en cuenta lo siguiente:
¿Sabes dónde encontrar tus herramientas? ¿Sabrías qué tienes que hacer cada día para tener la habitación como la tienes? ¿Recuerdas cuando en la teoría más arriba veíamos lo que era crear un estándar según el principio Seiketsu? Haz el tuyo propio. Define qué cosas tienes que meter en tu rutina para tener la habitación de esa forma ordenada. Es decir, si usas un pantalón y te lo vas a quitar, déjalo en su sitio (quizás estás acostumbrado a dejarlo encima de una silla). No esperes a rebosar tu papelera, define un día en la semana donde cambiarás la bolsa y tendrás tu papelera de nuevo vacía.
Si defines esas reglas en las 5s, cada día que vayas a leer un libro y necesites ejecutar la metodología 5s te será más fácil. Por ejemplo si te sientas a leer tu libro, podrás ver que todo está ordenado (Seiri) y no necesitarás ordenar tanto, tan sólo lo mínimo, o si vas a leer tu libro sabrás dónde se encuentra para tenerlo más a la mano cerca del sillón (Seiton) y luego podrás ejecutar la etapa de Seiso donde tendrás que mantener todo limpio cada vez que termines de leer el libro, que todo esté en su lugar y que por ejemplo, si has terminado la taza de café la retires de forma que evites accidentes que podrían ocasionar una mancha en el libro por ejemplo.
Ejemplo de Shitsuke en el hogar
Si quieres cumplir con este principio de las 5s en casa deberás de tener autodisciplina y sobre todo como se habló anteriormente autodisciplina.
¿Conoces realmente las rutinas que debes de hacer para cumplir siempre con el método de las 5s? Ahora ya solo te quedará realizarlo como un hábito y ver qué podrías mejorar para ser más eficiente.
Por ejemplo, si cada vez que lees ese libro sentado en tu sillón sueles entorpecer esa lectura levantándote a la estantería porque usas un diccionario, ¡intenta para la próxima vez mejorar teniendo ese diccionario cerca del libro de lectura!
Ejemplo de las 5s en una empresa
Nestle S.A es un ejemplo a seguir donde usan la técnica de las 5s, para ello siguen los siguientes pasos:
- Seiri: se organizan separando elementos innecesarios en su planta de fabricación y en sus puestos de trabajos.
- Seiton: cualquier empleado tendrá a la mano los elementos necesarios para llevar su trabajo de una forma cómoda y rápida.
- Seiso: eliminar la suciedad. Dado que fabrican productos alimenticios esto le garantiza la máxima calidad en sus productos.
- Seiketsu: todos los trabajadores de Nestlé siguen el estándar y cada empleado de la compañía conoce qué es lo que debe de cumplir para llevar a cabo el método de las 5s en su trabajo diario.
- Shitsuke: seguir mejorando. La empresa a medida que fabrica sus productos conoce basándose en la práctica qué deben mejorar y por supuesto sus trabajadores tienen la autodisciplina de cumplir con él. Además de realizar mejoras en sus trabajos para obtener un mejor producto para todos sus clientes.
Empresas que utilizan e implementan el método de las 5s
Hay muchísimas empresas y fabricantes que implementan y utilizan el método de las 5s. Por ejemplo:
- Hewlett Packard en Cupertino, California.
- Harley-Davidson Motor Company en Wisconsin.
- Nestlé S.A
- Y por supuesto aparte de muchísimas otras, ¡el fabricante de coches Toyota!
La importancia de las 5s
Ya hemos visto la importancia que tiene habituar en tu día esta disciplina de las 5s tanto en el trabajo como en el hogar. Cualquier empresa o persona que lleve a cabo este método, obtendrá beneficios a largo plazo en cuanto sea implementado, tales como:
- Mejoras en la seguridad.
- Mejoras en el acabado de un producto o tarea.
- Ahorro del tiempo.
- Eliminación de cosas innecesarias que entorpecen el trabajo.
- Mayor producción de productos y por tanto, mayores ganancias en la empresa.
- Efectividad en el cometido de cada trabajador.
- Mejor organización entre la organización de la empresa.
- Aumento de la concentración al no tener cerca elementos distractores.
Así que si no lo conocías ya es hora -seas trabajador o no- de implementarlo en tu hogar. Te dejo por último con un vídeo muy útil y simplificado de esta metodología:
