martes 13 noviembre 2018
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La matriz del tiempo de Eisenhower ¡Prioriza tus tareas!

Si no sabes cómo priorizar tus tareas necesitas conocer la matriz del tiempo de Eisenhower.

Numerosos “gurús” de la productividad han permanecido en constante crecimiento desarrollando técnicas para aumentar la productividad, algunas más efectivas que otras. La matriz de Eisenhower o matriz de gestión del tiempo es uno de los métodos más eficaces para conocer qué tarea debe ser más prioritaria frente a una lista completa de cosas por hacer.

¿Te ocurrido más de una vez tener una lista llena de tareas y no saber por dónde empezar? Cuando tienes muchas cosas por hacer es normal sentirse agobiado y estresado. Pero una lista de tareas no terminada nunca es sinónimo de ser poco productivo. Lo importante es que sepas reconocer de todas las tareas cuál es la más prioritaria.

Eisenhower fue presidente de los EE.UU y fue él quien hizo hincapié en que el ser humano debe realizar tareas en base a lo importante o urgente que una tarea sea. Dado que no quedó plasmado en sitios de referencia, Stephen R. Covey, autor del libro “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva” plasmó la idea rebautizándola como la matriz del tiempo.

Aunque se conoce como la matriz de Eisenhower quizás quien la desarrolló y explicó detalladamente fue Covey en su libro, así que también lo podrás encontrar con el nombre de cuadrante de Covey o la matriz de Covey.

¿Qué es la matriz de administración del tiempo?

Matriz para el manejo del tiempo

La matriz de administración del tiempo es una representación gráfica formada por una tabla dividida en cuatro cuadrantes. Cada uno de los cuadrantes pertenece según el nivel de importancia o prioridad de una tarea en los siguientes niveles:

  • Importante y urgente.
  • Importante y no urgente.
  • No importante y urgente.
  • No importante y no urgente.

En cada uno de los cuadrantes de esta matriz de administración del tiempo deberás colocar las tareas a realizar en base a su nivel de importancia. De esta forma si consultas dicho cuadrante podrás saber en cualquier momento qué tarea tiene mayor prioridad sobre el resto y cuáles hay que acabar antes.

La matriz te ayuda a distinguir entre lo urgente y lo importante

Muchas personas utilizan esta metodología para saber en qué momento hacer la mejor tarea, pero antes de que comprendas cómo funciona deberás de tener claro para construir dicha matriz qué es algo urgente y qué es algo importante.

La diferencia entre lo urgente y lo importante

Una tarea urgente es aquella acción de deberemos de realizar de forma inmediata. Son tareas altamente peligrosas ya que si constantemente la atendemos según nos vengan, nunca tendremos tiempo para hacer lo importante. Las tareas urgentes son las que nos provocan el efecto acción-reacción.

Una tarea importante es aquella que te ayuda a cumplir tus objetivos a corto, medio y largo plazo. Lo peligroso es que este tipo de tareas normalmente no suelen reclamar tu atención pero el ser humano suele ir procrastinándolas (posponiéndolas o retrasándolas) y con el paso del tiempo, cuando ya se va acercando el momento, a veces ya es demasiado tarde o “en el mejor de los casos” se ha convertido en algo urgente.

Los cuatro cuadrantes de la matriz de gestión del tiempo

4 cuadrantes Stephen Covey

Según el libro de Covey, principalmente en nuestras vidas dedicamos tiempo a actividades clasificadas en cada cuadrante según su prioridad:

Los 4 cuadrantes de stehphen covey

La matriz del manejo del tiempo estará compuesta por cuatro cuadrantes según Covey(cuadrante en base a las prioridades).

Cuadrante I: tareas que son importantes y urgentes

En productividad fácilmente se podrían catalogar tareas como diría yo personalmente “apagafuegos”. Muchas personas cuando reciben una llamada al móvil la catalogan como tarea urgente ya que dejarlo sonar para continuar con tareas menos urgentes pero importantes les produce tal ansiedad que prefieren hacerlo ya.

En cuanto a lo importante básicamente es porque hemos decidido que esa tarea es realmente importante para ti en ese momento determinado. Cuando creas que una tarea está en este cuadrante piensa ¿de verdad es importante para mí?

El problema de este cuadrante es que agotan rápidamente a una persona, las desgasta. Realizar cosas urgentes e importantes constantemente puede consumir mucho esfuerzo y lo que suele ocurrir es que nos afecta mentalmente. Un problema en el trabajo, una crisis familiar…

Cuando esto ocurre un gran porcentaje de personas pasan al cuadrante IV (ni importante ni urgente) con el fin de aliviar dicho estrés. De esta forma lo que consiguen estas personas es que siempre estén entre el cuadrante I y se alivien en el cuadrante IV dejando de lado de prestar atención a los objetivos del cuadrante II y III.

Cuadrante II: tareas por hacer que no son urgentes pero son importantes

Son todas aquellas tareas que tú sabes perfectamente que tienes que hacerla, que son tú responsabilidades y obligaciones pero como no son urgentes, terminamos procrastinándolas.

Es el cuadrante donde tenemos que prestar más atención para avanzar hacia nuestras metas y realizar nuestros proyectos de vida. Aquí es donde realmente se encuentran esas tareas que si realizamos constantemente nos llevan al summum de la productividad, nos hace 100% efectivos.

Cuando realizamos tareas de este cuadrante (si lo has catalogado correctamente) son tareas que verdaderamente tienen un impacto tremendamente positivo en la vida de cada persona.

Cuadrante III: tareas urgentes y no importantes

Ocurren con tareas que creemos que son urgentes pero también importantes. En realidad se podría decir que esa urgencia no es en absoluto obligatoria pues tiene que ver con lo que espera la gente de nosotros (normalmente).

Cuadrante IV: tareas no urgentes y no importantes

Son aquellas tareas que no hay que hacerlas de forma inmediata y a ello le sumaremos que ni siquiera hacen falta hacerlas. En este cuadrante encajaría perfectamente esas personas que se encuentran dentro de la zona de confort.

Si le estás dedicando demasiado tiempo al cuadrante III y IV háztelo mirar porque quizás tengas una vida un tanto irresponsable según Covey.

Ejemplos de la matriz del tiempo

Es hora de que te conozcas un ejemplo para que logres entender este método tan productivo ya no sólo por el hecho que reporta saber qué tareas debes priorizar si no porque también podrás saber si realmente estás despreciando tu tiempo.

Matriz de administración del tiempo ejemplo

En el primer cuadrante tenemos la tarea de reparar nuestro coche, dado que es de gran importancia pues se necesita para trasladarnos en el trabajo necesitamos hacerlo, hay que hacerlo sí o sí.

Si pasamos al cuadrante 2/3 podemos ver como un estudiante puede estar durante su sesión de estudio enfocándose hacia sus objetivos (Estudiar tema 3 para el examen de la asignatura Sistemas de Información en la Empresa), pero de repente recibe una notificación de Whatsapp y automáticamente deja ese objetivo que le enfoca hacia obtener una meta fructífera (aprobar la asignatura).

Estudiar su temario se ha quedado esperando de nuevo en el cuadrante 2 (importante pero no urgente). Todo porque ha decidido que atender al Whatsapp, ¿de verdad crees que la mayoría de tareas son urgentes? Una cosa es tener a un familiar en un hospital y estar a la espera de recibir una llamada y otra muy diferente es atender como urgente el mensaje de Whatsapp de un amigo o amiga.

En el último cuadrante de la matriz de organización del tiempo tenemos como tarea “Ir al cine”. Es una tarea que no te enfoca hacia ningún objetivo vital, es más bien una actividad placentera y aun así hay gente que deja de lado todo el resto de actividades del cuadrante para ir al cine pues le resulta cómoda y agradable. Además si un individuo se cansa de atender a muchas tareas del cuadrante 1 muy probablemente se decline por hacer esta para “despejar la mente”.

¿Se entiende con este ejemplo mejor verdad?

¿Qué cuadrante tiene actividades prescindibles?

Matriz del Covey

Habrás comprobado que de todas las actividades citadas la tarea mas productiva y que más se enfoca en tus metas a largo plazo es concretamente la de formación. Aunque reparar el coche es una tarea que es tan urgente que hay que hacerla, a veces, necesitaremos saber cómo conseguir tiempo para invertirlo en el cuadrante 2. Del cuadrante 1 es difícil ahorrar tiempo porque el coche hay que repararlo sí o sí, pero en cambio si te fijas bien, puedes “robar” tiempo a las actividades del cuadrante 3 y 4.

Lo mejor de todo es que si planificas con antelación y trabajas en tu cuadrante 2 (importante pero no urgente) en el futuro te ahorrarás que estas actividades pasen al cuadrante 1 generándote un gran estrés y malestar. Además ahorrarás que el cuadrante 1 quede abarrotado y desbordado con demasiadas tareas.

Ahora te toca diseñar tu matriz de gestión del tiempo

Una vez que ya conoces qué es la matriz del tiempo de Eisenhower, cuáles son las diferencias entre lo urgente y lo importante y en qué consiste cada uno de los cuadrantes de la matriz ya puedes comenzar a diseñarla estableciendo prioridades.

Ya sabes que te ayudará tanto si deseas conocer qué tareas deben ser prioritarias como para saber dónde existen fugas en tu tiempo y por supuesto, aumentar tu productividad.

¡Ya sólo te queda diseñarla y ponerte a trabajar! Cuando lo pongas en práctica ya me comentarás si realmente has conocido realmente dónde malgastas tu tiempo y por supuesto, si a partir de ahora con esta matriz del tiempo estás aprovechándolo mejor.

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